Tietopalvelu ja arkisto

Ulvilan kaupungin keskusarkisto sijaitsee kaupungintalolla, Loukkurantie 1. Kaupunginarkiston tehtävänä on säilyttää kaupungin toimintayksiköiden pysyvään tai pitkään säilytykseen arkistolainsäädännön mukaan määrätty asiakirjallinen tieto.

Kaupunginarkisto vastaa säilyttämiensä asiakirjojen tietopalvelusta ja Ulvilan kaupungin arkistotoimen kehittämisestä ja ohjauksesta osana kaupungin asiakirjahallintoa.

Ulvilan kaupungin keskusarkistossa säilytetään myös kuntaliitoksen myötä Kullaan kunnan asiakirjat ennen vuotta 2005.

Viranomaisasiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia. Asiakirjojen julkisuutta, käyttöä sekä tietojen antamista ja luovuttamista (tietosuoja) rajoittavat julkisuuslain, EU:n ja kansallisen tietosuojalainsäädännön ja erityislakien säädökset.

Asiakirjojen säilyttämisessä, käsittelyssä ja käytössä noudatetaan arkistolainsäädäntöä ja sen nojalla viranomaisasiakirjojen käsittelystä annettuja määräyksiä ja ohjeita.

Asiakirjojen tutkiminen ja käyttö on maksutonta. Ennen asiakirjojen tutkimista allekirjoitetaan käyttölupahakemus. Kopioista ja asiakirjojen lunastuksista peritään maksu kaupunginhallituksen päätöksen 2.5.2016 § 88:n mukaisesti. Asiakirjoja ei lainata yksityishenkilöille kaupunginarkiston ulkopuolelle.

Ulvilan kaupungin asiakirja- ja tietopalveluhinnasto 1.6.2016 alkaen (kaupunginhallitus 2.5.2016 § 88)

Ulvilan kaupungin arkistoluettelot ennen vuotta 1998 löydät tästä linkistä

Kullaan kunnan aikaiset arkistoluettelot löydät tästä linkistä.

Arkistoaineistoihin kohdistuvat tietopyynnöt sähköpostilla: ulvila@ulvila.fi

Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (tiedonhallintalaki 906/2019) tuli voimaan 1.1.2020. Laissa säädetään julkisuusperiaatteen ja hyvän hallinnon vaatimusten toteuttamisesta viranomaisten tiedonhallinnassa sekä tietojärjestelmien yhteentoimivuuden toteuttamisesta. Yleislakina tiedonhallintalaki sisältää koko julkista hallintoa koskevat säännökset tiedonhallinnan järjestämisestä ja kuvaamisesta, tietovarantojen yhteentoimivuudesta, teknisten rajapintojen ja katseluyhteyksien toteuttamisesta sekä tietoturvallisuuden toteuttamisesta.

Tiedonhallintalaki kohdistuu tietoaineistoihin, jotka koostuvat asiakirjoista tai tiedoista, joista voidaan muodostaa asiakirjoja. Siten sääntely koskee niitä tietoaineistoja ja asiakirjoja, joihin sovelletaan julkisuuslakia. Tiedonhallintalakia sovelletaan yleislakina tiedonhallintaan ja tietojärjestelmien käyttöön, kun viranomaiset käsittelevät tietoaineistoja.

Tiedonhallintamalli (Tiedonhallintalaki § 5)

Tiedonhallintayksikössä on ylläpidettävä sen toimintaympäristön tiedonhallintaa määrittelevää ja kuvaavaa tiedonhallintamallia.

Tästä linkistä löytyy Ulvilan kaupungin tiedonhallintamalli

Selvitys asiakirjajulkisuuden toteutumisesta (Tiedonhallintalaki § 28 )

Asiakasjulkisuuskuvaus

Tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti. Ulvilan kaupunki on tiedonhallintayksikkö.

Asiakirjajulkisuuskuvaus on yksi tavoista avustaa kansalaista kohdistamaan tietopyyntönsä. Julkisuuslain mukaan tietopyynnöt viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999), 13 §). Viranomaisen velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä. Asiakirjakuvauksen avulla kerrotaan myös, missä laajuudessa viranomainen käsittelee tietoja tuottaessaan palveluja tai käsitellessään asioita.

Tästä linkistä löytyy selvitys asiakirjajulkisuuden toteutumisesta Ulvilan kaupungissa.